Bon de travail pour plombiers : modèle gratuit et quoi y inscrire

Un appel de service, c'est souvent une heure chez le client, deux pièces sorties du camion et un robinet qui coule encore à moitié quand vous arrivez. Le bon de travail garde la trace de tout ça : ce que le client a signalé, ce qu'il a autorisé, ce que vous avez fait, avec quelles pièces et en combien de temps. C'est lui qui rend la facture facile à faire et difficile à contester. Voici un modèle gratuit pensé pour la plomberie au Québec, et ce qu'il faut y inscrire.

Bon de travail, soumission ou facture ?

Le Grand dictionnaire terminologique de l'Office québécois de la langue française définit le bon de travail comme un document qui indique les modalités d'exécution d'un travail ; il peut aussi préciser les outils, le temps prévu ou la date de fin. En anglais, on dit work order. La Banque de dépannage linguistique de l'Office ajoute le relevé des heures de travail. En plomberie, les trois documents se suivent :

Sur un gros chantier, la soumission vient d'abord et le bon de travail suit chaque visite. Sur un appel de service, il n'y a souvent pas de soumission : le bon de travail fait le lien direct entre l'appel du client et la facture.

Ce qu'il faut inscrire

1. Votre entreprise, vos coordonnées et votre numéro de licence RBQ. Voir plus bas.
2. Un numéro de bon et la date. Numérotez dans l'ordre et reprenez le numéro sur la facture.
3. Le nom du plombier qui a fait la visite. Utile quand vous êtes plusieurs.
4. Le client et l'adresse des travaux, et la personne à facturer si ce n'est pas la même : locataire, propriétaire, gestionnaire.
5. Le problème signalé, dans les mots du client : « L'eau ne s'écoule plus dans l'évier de cuisine. »
6. L'autorisation de diagnostic, avec les frais et les initiales du client.
7. Votre constat : « Bouchon de graisse dans le renvoi, à 2 m du siphon. »
8. Les travaux effectués, en mots simples.
9. Les pièces et matériaux, avec la quantité, le diamètre ou le modèle.
10. Les heures : arrivée, départ, total, pour chaque plombier.
11. Les travaux supplémentaires approuvés en cours de route, chacun avec son prix et les initiales du client.
12. Les photos et le permis, s'il y en a.
13. La suite : retour prévu, pièce commandée, travaux recommandés ou refusés.
14. Les deux signatures : la vôtre, et celle du client qui confirme que les travaux ont été faits tels que décrits.

L'autorisation de diagnostic

C'est la ligne qui évite la discussion la plus fréquente : « Je ne pensais pas payer juste pour que vous regardiez. » Avant de sortir les outils, faites initialer trois choses :

• Le montant des frais de déplacement et de diagnostic, que le client fasse faire la réparation ou non.
• La règle du prix d'abord : aucune réparation ne commence avant que le client ait approuvé le prix.
• Ce qui arrive si vous trouvez autre chose : vous l'expliquez, vous donnez un prix, et le client initiale la ligne des travaux supplémentaires avant que vous continuiez.

Écrivez aussi le mode de prix : à forfait, sur estimation ou en temps et matériel. Les règles du Code civil changent selon le cas, et notre guide sur le contrat de service en plomberie les résume. En temps et matériel, un bon de travail rempli au fil de la visite est justement ce qui vous permet de rendre compte au client des heures et des pièces.

Si la réparation devient un gros travail, passez à une vraie soumission : notre modèle de soumission pour plombiers a une ligne pour les exclusions et une pour la signature.

Du bon de travail à la facture

Un bon de travail complet se transforme en facture en quelques minutes :

1. Reprenez le numéro. Bon n° 2051, facture n° 2051 : le lien est évident pour vous comme pour le client.
2. Transformez les heures en lignes. Une ligne de main-d'œuvre par plombier, avec votre taux.
3. Transformez les pièces en lignes. Quantité, prix unitaire et montant, tirés de votre liste de prix.
4. Ajoutez les frais de déplacement et de diagnostic, tels qu'ils ont été initialés.
5. Ajoutez les travaux supplémentaires sur leur propre ligne, comme ils ont été approuvés.
6. Calculez la TPS et la TVQ sur le sous-total, sur deux lignes séparées, si vous êtes inscrit. Notre guide TPS et TVQ sur vos factures explique le calcul et ce qu'il faut inscrire.
7. Déduisez le dépôt s'il y en a un, et indiquez le solde dû.

Notre modèle de facture pour plombiers a déjà ces lignes. Gardez le bon de travail signé avec la copie de la facture : si le client conteste une heure ou une pièce, c'est votre preuve.

Certains clients ont besoin d'une facture très détaillée. La Ville de Québec, par exemple, demande pour sa subvention aux pompes de puisard une facture qui sépare les matériaux, la machinerie, l'outillage, la main-d'œuvre et les taxes. Un bon de travail bien rempli rend cette ventilation facile.

Le numéro de licence RBQ

Selon la RBQ, le numéro de licence doit figurer sur les estimations, soumissions, contrats, états de compte et factures, sous la forme « Licence RBQ : XXXX-XXXX-XX ». Les membres de la CMMTQ en sont exemptés, puisque le logo de la Corporation les identifie. Le bon de travail n'est pas nommé dans cette liste. Mais quand il est signé par le client pour autoriser des travaux, ou qu'il sert de facture sur un petit appel, il en joue le rôle. Mettez le numéro : votre modèle reste le même pour tous vos documents, et le client peut vérifier votre licence au registre de la RBQ.

Six habitudes sur le terrain

1. Remplissez-le pendant la visite, pas le soir dans le camion. Les heures et les pièces s'oublient vite.
2. Faites initialer avant, signer après. Les initiales pour le diagnostic et les extras, la signature à la fin.
3. Prenez des photos avant et après, et notez-le sur le bon.
4. Notez ce que le client refuse. « Robinet d'arrêt grippé, remplacement recommandé, refusé par le client. » Si le robinet lâche le mois prochain, la note est là.
5. Laissez une copie au client, papier ou PDF.
6. Facturez le jour même. Un bon de travail complet, c'est une facture à moitié faite.

Avec Plumbo, vous dictez le travail dans une note vocale, l'application ne vous pose que les questions qui manquent, puis monte la soumission à partir de votre propre liste de prix. Le client la signe sur votre téléphone, et la facture se fait d'un toucher, avec la TPS et la TVQ. Plumbo enregistre aussi les paiements reçus ; il ne les traite pas. L'application est maintenant dans l'App Store et sur Google Play. Essayez la démo de 60 secondes →