Modèle de reçu de paiement pour plombiers, et quoi y inscrire

Le client vous tend 400 $ comptant pour un dépôt, ou paie le solde par virement Interac une fois le chauffe-eau en marche. Dans les deux cas, il devrait repartir avec un reçu de paiement : la preuve écrite que vous avez reçu son argent. Voici un modèle gratuit pensé pour la plomberie au Québec, et ce qu'il faut y inscrire.

Reçu ou facture : quelle différence ?

Les deux documents se ressemblent, mais ils ne disent pas la même chose.

• La facture demande le paiement. Elle détaille les travaux, les pièces, la main-d'œuvre, la TPS et la TVQ, le total et la date d'échéance.
• Le reçu confirme le paiement. Il dit combien vous avez reçu, quand, de qui, de quelle façon, et ce qui reste à payer.

En plomberie, on voit deux façons de faire :

1. Une facture, puis un reçu pour chaque paiement. C'est la façon la plus claire dès qu'il y a un acompte ou plusieurs versements. Le reçu renvoie au numéro de la facture.
2. Un seul document pour un petit travail payé sur place : une facture complète, marquée « Payé » avec la date et le mode de paiement. Dans ce cas, le document doit contenir tout ce qu'une facture contient, y compris vos numéros de TPS et de TVQ et les deux taxes sur des lignes séparées si vous êtes inscrit. Voyez notre modèle de facture pour plombiers et notre guide TPS et TVQ sur vos factures.

Un client commercial qui veut récupérer ses taxes a besoin d'un document qui porte vos numéros d'inscription : un reçu qui ne les indique pas ne lui suffit pas.

Ce qu'il faut inscrire sur un reçu de paiement

1. Le nom de votre entreprise et vos coordonnées.
2. Votre numéro de licence RBQ. La RBQ exige qu'il figure sur vos estimations, soumissions, contrats, états de compte et factures ; les membres de la CMMTQ en sont exemptés, puisque le logo de la Corporation les identifie. Le reçu n'est pas dans cette liste, mais l'y mettre aussi garde vos documents cohérents.
3. Un numéro de reçu. Numérotez dans l'ordre, sans sauter de numéro : un trou dans la séquence saute aux yeux.
4. La date du paiement, pas celle de la facture.
5. Le nom du client qui paie, et l'adresse des travaux si elle est différente.
6. Le numéro de la facture ou de la soumission à laquelle le paiement s'applique.
7. Une courte description : « Acompte pour le remplacement du chauffe-eau, soumission n° 1044 ».
8. Le montant reçu, en chiffres.
9. Le mode de paiement et sa référence : numéro du chèque, numéro de confirmation du virement Interac, ou les quatre derniers chiffres de la carte. Jamais le numéro complet d'une carte.
10. Le type de paiement : acompte, paiement partiel ou paiement final.
11. Le solde restant. C'est souvent la ligne la plus utile pour le client comme pour vous.
12. Le nom de la personne qui a reçu le paiement, surtout si un employé encaisse sur le chantier.

Si le reçu sert aussi de facture, ajoutez vos numéros de TPS et de TVQ, le sous-total, la TPS et la TVQ sur des lignes séparées, et le total.

Acomptes et dépôts

Sur un gros travail, demander un acompte avant de commander les pièces est courant. Chaque acompte mérite son propre reçu.

• Remettez le reçu au moment où vous recevez l'acompte, avec le numéro de la soumission signée.
• Reportez l'acompte sur la facture finale. Notre modèle de facture a déjà une ligne « Dépôt reçu » et une ligne « Solde dû ».
• Gardez le lien entre les documents : soumission n° 1044, reçu d'acompte n° 2031, facture n° 1044, reçu final n° 2045. Si le client conteste, la chaîne est complète.
• Les taxes sur un acompte. Le traitement de la TPS et de la TVQ sur un acompte dépend de sa nature. Si vous hésitez, posez la question à Revenu Québec ou à votre comptable plutôt que de deviner.

Un rappel utile : les acomptes versés par vos clients font partie de ce que le cautionnement de licence vise à protéger, selon la RBQ. Un acompte documenté protège tout le monde. Notre guide Obtenir une licence RBQ en plomberie explique le cautionnement.

Les paiements comptant

Le comptant est le paiement qui laisse le moins de traces. C'est justement pour ça que le reçu compte.

• Comptez l'argent devant le client, puis inscrivez le montant sur le reçu avant de le signer.
• Gardez une copie de chaque reçu. Un carnet de reçus numérotés avec copie carbone fait l'affaire ; une photo ou un PDF aussi, à condition de le classer le jour même.
• Déposez le comptant tel quel dans le compte de l'entreprise. Quand vos dépôts correspondent à vos reçus, vos livres se vérifient facilement.
• Inscrivez le paiement dans vos livres le jour même, avec le numéro du reçu.

Combien de temps garder vos reçus

Vos reçus et vos factures sont des pièces justificatives. Selon l'Agence du revenu du Canada :

• vous devez conserver vos registres et pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent ;
• si vous produisez une déclaration en retard, le délai de six ans court à partir de la date où vous l'avez produite ;
• les registres doivent être conservés au Canada, à votre lieu d'affaires ou à votre résidence.

Exemple : un reçu de mars 2026, qui se rapporte à l'année d'imposition 2026 d'une entreprise individuelle, se garde au moins jusqu'à la fin de 2032.

Revenu Québec, qui administre la TPS et la TVQ au Québec, publie ses propres règles sur la tenue de registres. Nous n'avons pas pu consulter sa page au moment d'écrire ces lignes ; vérifiez-les auprès de Revenu Québec ou de votre comptable.

Plumbo enregistre les paiements de chaque facture : dépôts, paiements partiels et remboursements, payés comptant, par chèque, par carte ou par virement Interac, avec un solde toujours juste. L'application tient le registre ; elle ne traite pas les paiements et l'argent va directement à vous. Elle est maintenant dans l'App Store et sur Google Play. Essayez la démo de 60 secondes →

Trois erreurs à éviter

1. Un reçu sans solde. Le client croit avoir tout payé ; vous croyez qu'il reste 600 $. La ligne « Solde restant » règle la question d'avance.
2. Un reçu qui ne renvoie à rien. Sans numéro de facture ou de soumission, impossible de savoir à quel travail s'applique un paiement de 500 $ quand le même client vous appelle trois fois dans l'année.
3. Pas de copie. Le reçu protège le client, mais votre copie vous protège, vous, au moment de faire vos livres ou de répondre à une question de l'impôt.

Avant le reçu, il y a la facture : voyez notre modèle de facture pour plombiers, avec les lignes de TPS, de TVQ et de dépôt déjà prévues.