Cómo hacer un recibo de pago, con plantilla bilingüe para imprimir

Terminaste el trabajo, el cliente te paga y te pide un recibo. Si se lo das en un papelito con el total y tu firma, después nadie se acuerda si ese pago era el depósito o el saldo, ni si fue en efectivo o con Zelle. Un buen recibo evita esas llamadas y te deja los números en orden para tus impuestos.

Esta guía es para el plomero con negocio propio que cobra en efectivo, cheque, tarjeta o Zelle, muchas veces a clientes que hablan inglés.

Recibo o factura: no son lo mismo

Antes del trabajo va el estimado (cómo hacer un estimado). Después, la factura (factura en inglés). Y cada vez que entra dinero, un recibo. Si el cliente paga todo al momento, puedes darle una factura marcada "Paid in full" (pagada por completo), pero muchos clientes prefieren un recibo aparte, sobre todo si pagaron en efectivo.

Qué debe llevar un recibo de pago

En inglés, con lo que significa cada campo:

1. Tus datos: nombre del negocio, teléfono, correo y número de licencia (License #).
2. Número de recibo (Receipt #): consecutivo, sin saltos.
3. Fecha (Date): el día que recibiste el dinero, no el día del trabajo.
4. Recibido de (Received from): el nombre de quien pagó. A veces no es el dueño de la casa: puede ser el inquilino, un familiar o un administrador.
5. Dirección del trabajo (Job address).
6. Por qué concepto (For): una línea que diga qué se pagó. Por ejemplo, "Deposit for water heater replacement" o "Final payment, invoice #1052".
7. Número de factura o cotización (Invoice # / Quote #): conecta el pago con el trabajo aprobado.
8. Cantidad recibida (Amount received): en números.
9. Forma de pago (Payment method): efectivo (cash), cheque (check) con su número, tarjeta (card), Zelle o Venmo.
10. Total del trabajo, pagos anteriores y saldo pendiente (Job total, Previously paid, Balance due).
11. Firma de quien recibe el pago (Received by): tú o tu empleado.

Plantilla de recibo de pago bilingüe

Los campos están en inglés, que es lo que lee tu cliente, y entre paréntesis te decimos qué va en cada uno. Imprime varias, o guárdala como PDF.

Cómo hacer un recibo de pago, paso a paso

1. Cuenta o confirma el pago antes de escribir. El efectivo, frente al cliente. Con Zelle o Venmo, espera a ver el pago en tu cuenta.
2. Usa el siguiente número de recibo.
3. Llena quién pagó, la fecha y el concepto.
4. Escribe la cantidad y la forma de pago, con la referencia.
5. Calcula el saldo: total del trabajo, menos lo pagado antes, menos lo de hoy.
6. Firma, entrega el original o mándalo por mensaje, y guarda tu copia.

La forma de pago, bien anotada

Depósitos (anticipo) y pagos parciales

Cuando cobras en partes, cada pago lleva su propio recibo, y cada recibo dice cuánto falta. Así el cliente y tú ven la misma cuenta.

Ejemplo con números inventados para mostrar la cuenta: un cambio de calentador de $1,449 con un depósito de $500.

En el último recibo escribe "Paid in full". Y en la factura final, resta el depósito para que el saldo coincida con el recibo.

Algunos estados ponen límites al depósito que puedes pedir en trabajos en casas. Revisa la regla de tu estado antes de pedirlo.

Numeración: una sola serie

• Números consecutivos: 1001, 1002, 1003. Si falta uno, se nota rápido.
• No borres un recibo equivocado. Escríbele "VOID" (anulado), guárdalo y haz uno nuevo con el siguiente número.
• Si usas talonario (libreta de recibos con copia), quédate con la copia. Si lo haces en el teléfono, guarda el PDF.

Frases en inglés para el recibo y el mensaje

Y para mandarlo por mensaje de texto:

Hi Maria, this is Juan from Northside Plumbing. Here is your receipt for today's payment of $949.00. Your balance is $0. Thank you!

Si quieres pedir una reseña, este es buen momento: pon tu enlace de Google al final del mensaje. Te explicamos cómo sacarlo en Google Mi Negocio para plomeros.

Plumbo ya está en el App Store y en Google Play. Cuando el cliente aprueba la cotización, con un toque la conviertes en factura, y registras cada pago en efectivo, cheque, tarjeta, Zelle o Venmo (Plumbo no procesa pagos). Tú trabajas en español; el cliente recibe la cotización, la factura y el recibo en inglés. Mira la demo de 60 segundos →

Guarda tus registros

El recibo no es solo para el cliente. El IRS pide que guardes documentos que comprueben tus ingresos, y en su lista de ejemplos para los ingresos brutos (gross receipts) aparecen los libros de recibos, las facturas y la información de tus depósitos en el banco. Estos documentos te sirven para preparar tu declaración y para comprobar lo que declaraste.

• Cuánto tiempo: el IRS dice que guardes tus registros mientras los necesites para comprobar tus ingresos o deducciones. En la mayoría de los casos son 3 años, pero hay situaciones en que son más (6 años, 7 años o sin límite), y los registros de nómina, al menos 4 años.
• En papel o en digital: el IRS acepta registros electrónicos, siempre que cumplan las mismas reglas que los de papel.
• Deposita el efectivo en la cuenta del negocio y anota a qué recibo corresponde. Así tus depósitos cuadran con tus recibos.

Esto es información general, no asesoría de impuestos. Pregúntale a tu contador cuánto tiempo debes guardar tus registros en tu caso.

Errores comunes

1. No dar recibo de un pago en efectivo. Es el pago con menos rastro y el que más discusiones causa.
2. No escribir el saldo. El cliente cree que ya pagó todo.
3. Repetir números o usar dos talonarios a la vez.
4. Escribir el número completo de una tarjeta.
5. No guardar tu copia.

En resumen

Un recibo por cada pago, con número, fecha, quién pagó, cuánto, cómo y cuánto falta. Los campos en inglés para tu cliente, tu copia guardada para ti y tu contador.