Orden de trabajo de plomería: qué poner y formato bilingüe gratis

El estimado dice cuánto va a costar el trabajo. La factura cobra. En medio está la orden de trabajo (work order): el papel que dice qué pasó de verdad en la casa. Quién llamó, qué dijo que estaba mal, qué te dejó hacer, qué encontraste, qué hiciste, qué piezas pusiste, cuánto tiempo estuviste y quién firmó.

Muchos plomeros con negocio propio no la usan hasta que un cliente reclama un cobro, o hasta que regresa una llamada de garantía meses después y nadie se acuerda qué válvula se cambió. Aquí tienes qué es, qué poner y un formato bilingüe gratis para imprimir.

Orden de trabajo, estimado o factura

Los tres documentos hablan del mismo trabajo, en momentos distintos:

En una llamada de servicio chica, los tres pueden quedar en una sola hoja, y está bien, siempre que los datos de la visita queden por escrito. En un trabajo más grande, primero cotizas (te explicamos cómo en cómo hacer un estimado), haces el trabajo según esa cotización y usas la orden de trabajo para anotar lo que pasó.

Formato de orden de trabajo gratis

Los campos están en inglés, que es lo que lee tu cliente, y entre paréntesis te decimos qué va en cada uno. Imprime varias para la camioneta, o guárdala como PDF.

Qué poner en la orden de trabajo

Campo por campo, con el nombre en inglés que ve el cliente:

1. Número y fecha (Work order #, Date). Números seguidos, como las facturas. Cuando un cliente llama por "el trabajo de la primavera", el número lo encuentra.
2. Cliente y dirección del trabajo (Customer, Job address). Con notas de acceso: código del portón, dónde estacionarte, el perro en el patio. Si llamó el inquilino pero paga el dueño, anota a los dos (Property owner / bill to).
3. El problema que reporta el cliente (Problem reported). Con sus palabras: "agua debajo del fregadero desde el lunes". Si lo que encuentras es otra cosa, esa diferencia importa después.
4. La autorización para diagnosticar (Authorization to diagnose). Las iniciales del cliente aceptando el cargo por la visita y que no empiezas ninguna reparación sin que apruebe el precio.
5. Lo que encontraste (What we found). La causa, no solo el síntoma: "tuerca de compresión rajada en la llave de paso del agua fría; piso del gabinete hinchado por fuga lenta".
6. El trabajo realizado (Work performed). En palabras que el cliente entienda. En inglés, por ejemplo: "Replaced cold angle stop and supply line, tested, no leaks." No solo "plumbing repair".
7. Piezas y materiales (Parts and materials used). Cada pieza, la cantidad y dónde quedó, con modelo y número de serie de lo que tiene garantía: calentador, triturador, válvula reguladora de presión, inodoro.
8. Horas en el lugar (Arrived, Left, Hours). Llegada y salida de cada plomero. Si cobras por hora, es tu comprobante. Si cobras precio fijo, te dice si tus precios están bien.
9. Fotos (Photos). Antes y después, y lo que viste pero no arreglaste: un conector de gas oxidado, un calentador sin tanque de expansión. Anota cuántas tomaste y guárdalas con el trabajo.
10. Permiso (Permit). Si el trabajo lo necesitó, el número.
11. Siguientes pasos (Next steps). Piezas pedidas, otra visita, o trabajo que recomendaste y el cliente no quiso. Escribir "customer declined replacing 14-year-old water heater" te cuida si el calentador falla el mes siguiente.
12. Firmas (Technician signature, Customer sign-off). La tuya, y la del cliente diciendo que el trabajo se hizo como está escrito. No es una promesa de pago: es acuerdo sobre lo que pasó.

La autorización para diagnosticar

El momento incómodo de una llamada de servicio: llevas 40 minutos buscando la fuga, al cliente no le gusta el precio de la reparación, y nadie habló de cuánto cuesta la visita. La línea de autorización arregla eso antes de empezar.

Dice tres cosas: el cliente te pidió que revisaras, sabe cuánto cuesta la visita, y no empiezas una reparación hasta que apruebe el precio. Léela en la puerta y pide las iniciales. Si el cargo por la visita se descuenta de la reparación cuando el cliente la aprueba, escríbelo ahí mismo.

Ya que sabes qué tiene, pon precio antes de arreglar. En un trabajo chico, escribe el precio en la orden y pide otras iniciales. En uno grande, haz una cotización formal y que la firme. Para decirlo en inglés, te ayuda nuestra guía de cotización en inglés.

De la orden de trabajo a la factura

Con la orden bien llena, la factura casi se hace sola:

1. Work performed se vuelve la descripción de la factura.
2. Parts and materials se vuelven renglones, con los precios de la cotización aprobada o de tu lista de precios.
3. Las horas se vuelven el renglón de mano de obra (labor), si cobras por hora.
4. El número de cotización va en la factura, para que el cliente vea que es el precio que aprobó.
5. Lo que se agregó en el lugar, con aprobación del cliente, va en su propio renglón. Es el que más se reclama, así que la aprobación tiene que estar por escrito.

En factura en inglés tienes la plantilla para pasar todo. El mejor momento para hacerla es antes de salir de la casa del cliente, con la orden todavía en la mano.

Plumbo ya está en el App Store y en Google Play y te ahorra pasar los datos a mano: dictas el trabajo en español, la app te pregunta solo lo que falta y arma la cotización con tu lista de precios. El cliente la recibe en inglés y firma en tu teléfono, y con un toque la cotización firmada se vuelve factura. Mira la demo de 60 segundos →

Frases en inglés para la orden de trabajo

Consejos para llenarla en el trabajo

• Empiézala en la puerta, no en la camioneta al final. El problema reportado y la autorización van primero.
• Escribe para alguien que no estuvo ahí: otro plomero, o el mismo cliente dentro de un año.
• Anota las horas en el momento. Reconstruir el día de memoria siempre sale corto.
• Pide la firma antes de recoger. El cliente que acaba de ver que ya no gotea firma fácil.
• Déjale copia: una foto de la hoja firmada o un PDF por mensaje.
• Guarda todo junto: cotización, orden, factura y recibo en una carpeta por trabajo. El IRS pide que guardes los documentos que comprueban tus ingresos y gastos, como facturas y recibos, y una orden de trabajo ordenada te ayuda a que cuadren. Lo que lleva un recibo está en cómo hacer un recibo de pago.

En resumen

La orden de trabajo es el registro de la visita: qué reportó el cliente, qué te autorizó, qué encontraste, qué hiciste, qué piezas usaste, cuánto tiempo estuviste y quién firmó. Con los campos en inglés para tu cliente y bien llena, la factura sale en minutos. Para un trabajo grande, como cambiar toda la tubería, usa además un contrato por escrito con pagos, cambios y garantía.